Mehr als die Hälfte der Unternehmen mit festen Abläufen für Geschäftsreisen erzielt dadurch nachweisbare Einsparungen. Nach einer Analyse des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) berichten 59 % der befragten Firmen von Kostenvorteilen, wenn Buchung, Durchführung und Abrechnung einem klaren Prozess folgen. Die durchschnittliche Ersparnis liegt dabei zwischen 6 % und etwa einem Zehntel der Reisekosten.

Warum sich eine klare Struktur auszahlt

Der Unterschied zwischen einer spontan gebuchten Reise und einer geplanten Geschäftsreise zeigt sich laut VDR vor allem in den Nebenkosten: Wer Tickets, Mietwagen und Hotels frühzeitig und gebündelt bucht, vermeidet Last-Minute-Aufschläge.

Zwischen den Begriffen Geschäftsreise und Dienstreise besteht inhaltlich kein Unterschied, lediglich der Sprachgebrauch weicht ab: Während Behörden und der öffentliche Dienst meist von Dienstreisen sprechen, hat sich in Unternehmen der Begriff Geschäftsreise durchgesetzt.

Beide bezeichnen eine beruflich bedingte Reise außerhalb des üblichen Arbeitsortes, die der Erfüllung beruflicher Aufgaben dient – etwa Kundenbesuche, Schulungen, Konferenzen oder Messebesuche.

Wie Dienstleister die Organisation übernehmen

Für die eigentliche Buchung setzen viele Unternehmen auf spezialisierte Anbieter. Der nach eigenen Angaben deutsche Marktführer für Geschäftsreisemanagement, BCD Travel, bietet Buchungen für Flüge, Hotels und Bahnreisen sowie die Organisation von Meetings und Events an.

Über Online-Buchungstools wie Cytric und Concur lassen sich Reisen direkt im Unternehmensnetzwerk planen, während die App TripSource den gesamten Reiseverlauf mobil zugänglich macht. Für die Auswertung der Buchungsdaten steht das Analyse-Tool DecisionSource bereit, das Unternehmen detaillierte Informationen über das Reiseverhalten ihrer Mitarbeitenden liefert.

Auch Kreditkartenanbieter positionieren sich im Reisemanagement. American Express bündelt in seiner Business Platinum Card einen Reiseservice namens Global Business Travel sowie Statusvorteile bei ausgewählten Hotelprogrammen. Laut Ankündigung von American Express erhalten Karteninhaber bei Übernachtungen in teilnehmenden Partnerhotels ein Guthaben von 100 US-Dollar sowie kostenloses Frühstück.

Was die Wartezeit am Flughafen erträglicher macht

Ein Teil der Karte betrifft die Zeit vor dem Abflug: Über den enthaltenen Priority Pass erhalten Karteninhaber laut American Express Zugang zu 1.550 Airport Lounges in 140 Ländern, wobei das gemeinsame Kontingent 50 kostenfreie Besuche pro Kalenderjahr umfasst.

Hinzu kommt laut Ankündigung von American Express ein jährliches Guthaben von 200 Euro für Fahrdienste von SIXT ride. Mehrere Reiseversicherungen, darunter Auslandskranken-, Reisegepäck- und Mietwagenversicherung, gelten nach Angaben von American Express auch für Zusatzkarten von Mitarbeitenden.

Was nach der Rückkehr zu klären bleibt

Nach der Reise folgt die Abrechnung. Viele Unternehmen erstatten den Verpflegungsmehraufwand nicht auf Grundlage der tatsächlichen Kosten, sondern anhand festgelegter Pauschbeträge, geregelt über die jeweilige Reiserichtlinie des Unternehmens. Zur Erfassung von Belegen stellt American Express mit dem GetMyInvoices Platinum Paket ein Angebot im Wert von 362 Euro bereit, das Belege automatisch erfasst und an Buchhaltungssysteme anbindet.

Vor der Abreise lohnt sich eine kurze Checkliste, die Verzögerungen und unnötige Kosten vermeidet:

Gültigkeit von Ausweis oder Reisepass rechtzeitig prüfen und bei Bedarf verlängern lassen.
Klären, ob für das Reiseland ein Visum oder bestimmte Impfungen nötig sind.
Versicherungsschutz der Krankenversicherung für das Zielland prüfen oder durch eine Auslandskrankenversicherung ergänzen.
Eine Kreditkarte beantragen, da herkömmliche Bankkarten im Ausland oft nicht oder nur mit hohen Kosten funktionieren.
Neben den digital gespeicherten Daten auch eine ausgedruckte Fassung von Notfallnummern, wichtigen Kontakten und der Unterkunftsadresse einpacken.

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